Zagubienie dokumentów księgowych stawia przed podatnikiem i biurem rachunkowym wiele trudnych wyzwań. Choć to biuro jest odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji, to ostatecznie to podatnik ponosi odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym za błędy rozliczeń podatkowych. Oto więcej informacji w tym temacie.
Kto ponosi odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym za ten błąd – podatnik, czy biur rachunkowe?
Nawet jeśli wina leży po stronie księgowego, to podatnik musi zadbać o to, by jego zobowiązania były zgodne z prawem. Jednak nie oznacza to, że księgowy/ biuro rachunkowe uchodzi całkowicie bezkarnie. W sytuacji zagubienia dokumentów mają oni obowiązek ponieść odpowiedzialność za szkody. Dlatego podatnik ma pełne prawo domagać się od biura rachunkowego odszkodowania za straty poniesione wskutek tej sytuacji.
Na szczęście dzięki obowiązkowemu ubezpieczeniu OC biura rachunkowego, chronione jest zarówno biuro rachunkowe, jak i klient-podatnik. Więc, gdy dokumenty się zgubią i zostanie nałożona kara, iExpert – ubezpieczenie biura rachunkowego pokryje te straty. D klienta biura polisa to gwarancja, że jeśli księgowy coś sknoci, to klient nie zostanie z problemem sam. Z drugiej strony dla biura rachunkowego, ubezpieczenie OC, to pewność, że w razie błędu czy roszczeń nie trzeba wyciągać pieniędzy z własnej kieszeni. W takiej sytuacji ubezpieczyciel zajmie się kosztami.
W takie sytuacji najlepiej, jeśli biuro zajmie się odtwarzaniem zgubionej dokumentacji
Gdy biuro rachunkowe stanie w obliczu zagubienia dokumentów księgowych, nie ma co panikować. Pierwszym krokiem powinno być poinformowanie zarówno podatnika, jak i urzędu skarbowego o tej niefortunnej sytuacji.
Następnie biuro powinno zabrać się za odtwarzanie zaginionej dokumentacji. Warto w tym celu skontaktować się z kontrahentami klienta, prosząc ich o duplikaty faktur i rachunków.
Dodatkowo warto wystąpić do Urzędu Skarbowego o odpisy deklaracji oraz protokoły z kontroli podatkowych. Organy skarbowe mają w końcu swoje narzędzia – oświadczenia podatników, przesłuchania świadków czy nawet wyciągi bankowe, które potrafią ujawnić wszystkie przepływy finansowe.
Tak więc, choć zagubienie dokumentów to poważna sprawa, wszystko można dosyć łatwo odtworzyć.
Czy za zgubienie dokumentów podatnikowi grozi kara?
Generalnie, podatnik nie ma łatwego życia, bo chociaż fakt zagubienia ksiąg może wydawać się zwykłym nieszczęśliwym wypadkiem, organy skarbowe mogą to interpretować na różne sposoby.
Zgodnie z Ordynacją podatkową, podatnicy mają obowiązek przechowywania swoich ksiąg aż do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jeśli zatem dojdzie do sytuacji, gdzie podatnik nie przedstawi wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie, może mu grozić kara porządkowa, która wynosi do 3000 zł.
Ale to jeszcze nie koniec – w skrajnych przypadkach, zagubienie dokumentacji może prowadzić do powołania się na przepisy kodeksu karno-skarbowego. Kiedy organy skarbowe uznają, że zagubienie dokumentów utrudnia im przeprowadzenie kontroli, mogą nałożyć surowsze kary, sięgające nawet do 720 stawek dziennych. To całkiem poważna sprawa, zwłaszcza że maksymalna stawka dzienna w 2022 roku wynosiła około 40 132 zł!
Na szczęście, nie wszyscy sędziowie podchodzą do tego tak rygorystycznie. Na przykład, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie wskazał, że zagubienie dokumentów nie zawsze jest wystarczającym powodem do nałożenia kary. Jeśli faktycznie nie można było przedstawić dokumentów z powodu ich utraty, to organ kontroli nie może tego kwestionować.
